Toimintatapojen ja yhteisten pelisääntöjen kehittäminen ja jalkauttaminen on isossa roolissa kirkon ulkomaanavun sisäisessä tarkastuksessa. Myös johtaminen ja työssä jaksaminen haastavissa olosuhteissa ovat tärkeällä sijalla, Ville Lehtinen kertoo.
Kirkon Ulkomaanavun säätiö on Suomen suurin kehitysyhteistyöjärjestö, joka tekee avustus- työtä yli 20 maassa Aasiassa, Afrikassa, Latinalaisessa Amerikassa ja Lähi-idässä.
Rauha, koulutus, toimeentulo
Avustuskohteita ja yhteistyökumppaneita valittaessa uskonnolla, etnisellä taustalla tai poliittisella vakaumuksella ei ole merkitystä. Työn strategisia teemoja ovat ihmisten oikeus rauhaan, oikeus koulutukseen ja oikeus toimeentuloon.
– Järjestön avustukset ovat konkreettisia: rakennuksia, kalusteita, laitteita, työkaluja, lääkkeitä, suojaa, ruokaa ja puhdasta vettä, koulutusta ja mo-nenlaisia yritystoiminnan pääomia. Avustustarvikkeiden hankinnat tehdään mahdollisimman laajasti paikan päällä, näin tuetaan paikallisia elinkeinoja, minimoidaan kuljetuskulut ja säästetään ympäristöä, kertoo KUA:n sisäinen tarkastaja Ville Lehtinen.
Säätiön tavoitteena on jatkaa aloittamaansa yhteistyötä kunnes apua saavat pystyvät hankkimaan tarvitsemansa itse.
Arvot ja talous puntarissa
Kirkon Ulkomaanavun kenttätyötä tehdään ekumeenisissa verkostoissa sekä paikallisten, kansallisten ja globaalien kumppaneiden kanssa. Sisäinen tarkastus on ollut mukana kehittämässä säätiön uusinta kumppanien arviointijärjestelmää, joka otettiin käyttöön vuonna 2013. Arviointi kattaa arvot ja talouden, ja sen tavoitteena on varmistaa toiminnan laatu ja jatkuvuus.
– Yhteinen arvopohja on kumppanuuden perusta. Oikeudenmukaisuus, tasa-arvo, syrjimättömyys, vastuullisuus sekä korruption ja hyväksikäytön ehkäiseminen ovat asioita, joita edellytämme kaikissa hankkeissamme. Ilman varmuutta näistä emme aloita yhteistyötä. Talousprosessien pitää varmistaa varojen käytön läpinäkyvyys, ja tarvittaessa prosesseja voidaan kehittää yhteistyön aikana, kertoo Lehtinen.
Lähtökohdat sisäisen tarkastuksen työlle ovat siis vaativat samoin kuin olosuhteet, joissa työtä tehdään.
Riskityö kattaa alueet, maat ja toiminnot
Säätiön toiminta-alue kattaa Aasian, Afrikan tietyt osat, Lähi-idän sekä Latinalaisen Amerikan ja Karibian. Riskitaso on korkea kaikissa itäisen Afrikan toimintamaissa sekä Somaliassa, Etelä-Sudanissa, Keniassa ja Keski-Afrikan tasavallassa. Ebolan myötä myös Liberian ja Sierra Leonen riskitaso on noussut korkeaksi.
– Ulkoisista riskeistä suurimmat liittyvät turvallisuuteen ja luonnonolosuhteisiin. Sisäisissä riskeissä korostuvat varojen väärinkäytökset ja henkilöstön jaksaminen, sanoo Ville Lehtinen.
Koska riskit ovat suuria, analysoidaan ne usein ja kattavasti. Paikallistasolla kolme kertaa vuodessa laaditut riskiarviot käsitellään Ulkomaanavun johtoryhmässä, joka raportoi hallitukselle riskeistä ja toimista niiden hallitsemiseksi. Sisäinen tarkastus saa riskianalyysit käyttöönsä, ja hyödyntää niitä esimerkiksi työsuunnitelmansa pohjana.
– Lisäksi arvioin työkalun käyttöä, erityisesti kenttätyön ja vuosisuunnittelun yhteydessä, ja annan suosituksia sen kehittämiseksi, Lehtinen toteaa.
Talousfunktio johtaa strategiaa tukevaa varojen käyttöä
Säätiön asioita hoitaa ja sitä edustaa hallitus, joka vahvistaa strategian ja vuosittaiset toimintasuunnitelman ja talousarvion. Hallituksen nimittää kirkon ulkoasian neuvosto. Toimin- nanjohtaja ja hänelle raportoiva johto ovat vastuussa strategian toteuttamisesta, tavoitteiden saavuttamisesta ja toiminnan tuloksellisuudesta.
– Taloustoimintojen päätehtävänä on johtaa strategiaa tukevaa tehokasta ja vastuullista varojen käyttöä. Toiminto vastaa globaalisti myös taloudellisten riskien hallinnasta ja sisäisestä valvonnasta, Ville Lehtinen sanoo.
Hallituksella laaja henkilökohtainen vastuu
– Sisäisen tarkastuksen nykymuotoinen toiminta alkoi vuonna 2011, samaan aikaan hallituksen nimittämän tarkastusvaliokunnan kanssa. Säätiössä oli ollut sisäinen tarkastaja jo aikaisemmin, kertoo Lehtinen.
Hänen arvionsa mukaan Kirkon Ulkomaanavussa riippumattoman valvonnan merkitys korostuu, koska säätiölain mukaan hallituksen jäsenet kantavat laajan henkilökohtaisen vastuun säätiön toiminnasta. Tarkastusvaliokunta ja sisäinen tarkastus auttavat hallitusta sen valvontatehtävässä, ja vahvistavat samalla operatiivista valvontaa.
Säätiön sisäinen tarkastus raportoi hallinnollisesti toiminnanjohtajalle ja
toiminnallisesti tarkastusvaliokunnalle, joka hyväksyy ja valvoo vuosisuunnitelman toteutumista.
– Rooli on määritelty säätiön työjärjestyksessä ja taloussäännössä. Toimintaohjeesta löytyvät tarkemmat määritelmät: tavoitteet, tehtävät, vastuut ja valtuudet. Ohjeessa kuvataan myös tarkastuksen kohdealueet ja asiakkaille tuotetut palvelut.
Ammattistandardit ohjaavat työtä
Lehtinen arvioi, että sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelman mukaiset
tarkastukset ja muut hankkeet kattavat ammattistandardin mukaiset tehtävät. Esimerkiksi vuoden 2015 suunnitelmaan kuuluu hyvän hallintotavan varmistaminen, joka on osa standardia 2110 kuten myös johtaminen.
– Hyvä hallinto ei ole erillinen prosessi vaan sen muodostavat hallinnon ja toiminnan luotettavuus ja hyvä johtaminen. Toiminnan läpinäkyvyys, moitteeton varainhoito, resurssien käytön asianmukaisuus ja hyvä päätöksenteko ovat hyvää hallintoa kuten myös selkeät toimintaohjeet ja määräykset.
Tyypillinen tarkastuksen perusteella tehty kehittämissuositus koskeekin toimintaohjeiden noudattamista tai niiden parantamista.
– Toimintatapojen ja yhteisten pelisääntöjen kehittäminen ja jalkauttaminen on isossa roolissa sisäisen tarkastuksen tehtävissä. Myös ”soft-puoli” eli johtaminen ja työssä jaksaminen ovat hauraissa maissa ja haastavissa olosuhteissa tärkeällä sijalla tarkastustyössä.
Väärinkäytökset raportoidaan avoimesti
Kentän tarkastukset vievät suuren osan sisäisen tarkastuksen työajasta. Aluetoimistot, joita on kahdeksan, tarkastetaan kahden vuoden välein. Lisäksi vuosittain tehdään muutamia väärinkäytösepäilyjen tarkastuksia, joista raportoidaan julkisesti. Tämä ihmetyttää joskus ulkomaisia yhteistyötahoja.
– Jollei näissä oloissa ja maissa koskaan paljastu väärinkäytöksiä, kontrollit eivät toimi. Haluamme raportoida niistä avoimesti ja ensimmäisenä, vastaa Ville Lehtinen ihmettelijöille.
Hänen mukaansa väärinkäytöstarkastuksissa raskainta ovat työyhteisön pettymys ja järkytys.
– Arvostetun ja luotetun työtoverin paljastuminen petturiksi on yksi pahimmista asioista, jota arvopohjaisessa työssä voi kohdata. Myös pelko turvallisuudesta syö henkilöstön voimavaroja, erityisesti jos johtamisessa on puutteita. Johtamisen puutteiden taustalla saattaa taas olla johdon väsyminen vaikeissa oloissa.
Tarkastuksilla käydäänkin aina läpi sekä varojen käyttö että johtaminen. Kenttähaastattelut ovat asiakirjojen ohella tärkeä informaation lähde.
Aktiivinen tarkastusvaliokunta
Lehtinen on tyytyväinen yhteistyöhön tarkastusvaliokunnan ja tilintarkastajien kanssa. Sisäinen tarkastaja toimii valiokunnan sihteerinä, mutta yhteydenpidon Patentti- ja rekisterihallitukseen hoitaa säätiön lakimies.
– Meillä on aktiivinen, kokenut ja osaava tarkastusvaliokunta, joka kokoontui viime vuonna kuudesti eli kaksi kertaa säännönmukaisen määrän. Valiokunta koordinoi sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen työtä. Tarkastusraportit jaetaan puolin ja toisin.
Tilintarkastajilla on Kirkon Ulkomaanavussa iso rooli, sillä tavanomaisen tarkastuksen lisäksi kaikki yksittäiset hankkeet, joita on samaan aikaan käynnissä yli sata, tarkastetaan vuosittain.
– Yksittäinen hanke saattaa olla yhteistyökumppanille niin pieni, ettei se ylitä tarkastuskynnystä heidän tilintarkastuksessaan. Siksi Ulkomaanavun rahoittamat projektit tarkastetaan erikseen agreed-upon procedures (AUP) -tarkastuksissa eri rahoittajiemme vaatimusten mukaisesti, Lehtinen täsmentää.
Rahoittajille raportoidaan varojenkäytöstä
– Kirkon Ulkomaanavun tulot koostuvat ulkoministeriön tuesta, Kirkon ja seurakuntien tuesta, yksityisten henkilöiden, yhteisöjen ja yritysten lahjoituksista sekä kansainvälisestä rahoituksesta, joka tarkoittaa esimerkiksi EU:n tai erilaisten kansainvälisten organisaatioiden myöntämää rahoitusta, Lehtinen toteaa.
Säätiö kertoo toimivansa rahoittajien suuntaan sitoutuneesti ja vastuullisesti sekä noudattavansa European Fundraising Association:in luomia lahjoittamisen eettisiä standardeja.
– Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että suurimmille rahoittajille raportoidaan säännöllisesti varojen käytöstä ja hankkeiden toteutumisesta. Yksityisten lahjoittajien käytettävissä taas ovat tilinpäätöstiedot säätiön kotisivuilla. Lisäksi hankkeista kerrotaan vuosikertomuksessa ja kotisivuillamme.
Sijoitustoiminnan rooli vähäinen
Sijoitustoiminnan rooli on säätiössä vähäinen, sillä voittoa tavoittelematon organisaatio ei kerää pääomia vaan käyttää ne avustustyöhön. Jos varoja saadaan pidemmälle aikavälille, ne sijoitetaan joko korkoa tuottaville tileille tai korkorahastoon.
– Vaikka Kirkon Ulkomaanavussa seurataan varainhankinnan tuottoja vuositasolla, merkittävämpänä nähdään toiminnan vuosittainen toteutuma.
Vuoden 2014 toiminnan toteutuma oli noin 34 miljoonaa euroa. Yleiskulujen osuus tästä on vielä vahvistamatta, mutta vuonna 2013 järjestö käytti toteutumasta avustustyöhön 81 prosenttia ja yleiskulut veivät 19 prosenttia. Kulujen jakauma on pysynyt vastaavalla tasolla jo useita vuosia.
– Olemme sikäli onnellisessa asemassa, että olemme onnistuneet varojen hankinnassa vuosi vuodelta paremmin – töitä on kyllä tehty. Kansainvälisen rahoituksen käyttöä voi rajoittaa omarahoitusosuuden saatavuus.
Lue myös Ville Lehtisen henkilökuva, ”Uskontona humanitarismi”.
Julkaistu alunperin Balanssin numerossa 3/2015
Kuva: Veikko Somerpuro
