Compliance-ohjelmat mielletään helposti byrokraattisiksi säännöksi, jotka estävät terveen ajattelun ja hidastavat bisneksen tekemistä. Menestyksekkäät compliance-käytännöt ovat kuitenkin paljon muutakin kuin mekanistisia sääntöjä. Kirjallisten sääntöjen, ohjeiden ja muodollisten rakenteiden lisäksi jokainen organisaatio tarvitsee vastuullista johtamista, jossa oikein toimimisen kulttuuria edistetään päivittäisellä käytännön esimerkillä. Hyviä compliance-käytäntöjä tarvitsee ihan jokainen organisaatio. Kyse ei ole siis pelkästään pörssiyritysten tai vahvasti reguloiduilla sektoreilla toimivien organisaatioiden toimintatavoista.

Compliance-vaatimuksia satelee joka puolelta

Compliance-ohjelmien tavoitteena on varmistaa, että organisaatiossa toimitaan lakien sekä organisaation itse määrittelemien arvojen ja toimintaperiaatteiden mukaisesti. Vaatimuksia näihin toiminnan pelisääntöihin satelee joka puolelta: lainsäädännöstä, henkilöstöltä, asiakkailta, toimittajilta ja muilta sidosryhmiltä. Sijoittajat ja liikekumppanit edellyttävät, että yhtiön jakama tieto on luotettavaa ja bisnes perustuu yrityksen, ei kenenkään henkilökohtaisten intressien ajamiseen. Kuluttajat eivät halua ostaa ja työntekijät eivät halua työskennellä yrityksessä, jonka maine on kärsinyt vastuuttomasta tai kyseenalaisesta toiminnasta.

Compliance-ohjelma koostuu tyypillisesti ei-toivottavien toimien
1) ehkäisemisestä,
2) havaitsemisesta ja
3) näihin reagoimisesta.

 

Käytännössä compliance-toiminta muodostuu esimerkiksi yhteisten toimintaperiaatteiden määrittelemisestä ja niiden viestimisestä henkilöstölle, sekä sen seuraamisesta, että todella toimitaan niin kuin luvataan. Ja mikäli ei toimita, poikkeustilanteiden käsittelemiseksi on olemassa asianmukaiset menettelytavat.

Paljon muutakin kuin lain noudattamisen varmistamista

Aikaisemmin compliancen avulla varmistettiin lakien ja säännösten vaatimusten mukaan toimiminen. Tänä päivänä kyse on yhä enemmän myös toimimisesta eettisesti oikein. Tähän liittyy esimerkiksi se, että kohdellaan kollegoita ja yhteiskumppaneita kunnioittaen ja vältetään henkilökohtaisten intressien tuomista liiketoimintaetujen edelle.

Aikaisemmin compliancella varmistettiin lakien ja säännösten vaatimusten mukaan toimiminen. Tänä päivänä kyse on yhä enemmän toimimisesta eettisesti oikein.

Compliancen osa-alueisiin kuuluvat mm. käytännöt lahjojen ja vieraanvaraisuuden antamiseen ja vastaanottamiseen, eturistiriitojen välttäminen, asianmukainen toiminta kilpailijoiden kanssa, organisaation tiedon ja fyysisen omaisuuden asianmukainen käyttö, tietosuojasta huolehtiminen sekä kiusaamisen, häirinnän ja syrjinnän ehkäiseminen.

Viime aikoina on korostunut tarve myös varmistaa ylimmän johdon henkilökohtaisten arvomaailmojen kohtaaminen organisaation arvojen kanssa.

Compliance auttaa suojautumaan skandaaleilta

Mediassa ruoskitaan päivittäin organisaatioita, joiden johtamiskulttuuri tai tapa toimia herättävät kysymyksiä. Yhä useammin yksittäisen henkilön toimintatavat nousevat otsikkoihin ja julkisuudessa vaaditaan selityksiä jopa 20 vuoden takaisille toimille. Asianmukaiset compliance-käytännöt tarjoavat organisaatioille paremmat valmiudet ehkäistä väärinkäytöksiä ja epäasiallista käytöstä sekä käsitellä syntyneitä epäkohtia sisäisesti ja oikea-aikaisesti – ennen kun ne päätyvät median puitavaksi.

Aku Louhimiehen epäasiallisen käyttäytymisen ruotiminen mediassa ja somessa päätyi lopulta Louhimieheen kohdistuvaan kiusaamiseen

Epäasiallisen toiminnan seuraukset näkyvät tänä päivänä armottomasti liiketoiminnassa sekä henkilöstön tyytyväisyydessä ja hyvinvoinnissa. Puhumattakaan siitä, mitä julkisuudessa riepotellut tapaukset ovat tehneet yksittäisten henkilöiden maineelle – ja ennen kaikkea henkilökohtaiselle hyvinvoinnille. Tukholman teatterin johtaja Benny Fredriksson erosi suuren kohun saattelemana, kun teatterin työntekijät joukolla syyttivät häntä vääränlaisesta johtamisesta. Häneen henkilökohtaisesti kohdistetun voimakkaan kampanjan jälkeen hän päätyi lopulta tekemään itsemurhan. Myös Aku Louhimiehen epäasiallisen käyttäytymisen ruotiminen mediassa ja somessa päätyi lopulta Louhimieheen kohdistuvaan kiusaamiseen.

Nämä keissit osaltaan muistuttavat meitä siitä, kuinka tärkeää on, että organisaatioissa kyetään sisäisesti puuttumaan ja ratkomaan epäasiallista käytöstä, ennen kuin tilanteet päätyvät median ja somen tuomittaviksi. Tässä compliance-ohjelmat nousevat merkittävään rooliin.

Jokainen yritys tarvitsee compliance-käytäntöjä

Suomalaisissa pörssiyrityksissä on viime vuosina perustettu paljon compliance-toimintoja, tai vähintäänkin nimetty compliancesta vastaava henkilö oman toimensa oheen. Pk-yrityksissä oman compliance officerin nimeäminen ei ole välttämättä tarpeen, mutta hyviä compliance-käytäntöjä voidaan – ja kannattaa – silti edistää.

Compliance-riskien ymmärtäminen ja compliance-käytäntöjen edistäminen auttavat organisaatiotasi varmistamaan, että toimit lakien, vaatimusten ja yhteiskunnan odotusten mukaisesti ja että henkilöstösi noudattaa yhteisiä pelisääntöjä ja eettisiä periaatteita. Hyviin compliance-käytäntöihin kuuluu myös, että epäasiallista käytöstä ja samalla myös mahdollisia väärinkäytöksiä osataan ehkäistä ja tunnistaa.

Kaikki lähtee terveestä johtamiskulttuurista

Compliance-käytännöt taikka -ohjelmat eivät ole mikään irrallinen toiminto organisaatiossa. Viime kädessä yrityksen compliance muodostuu siitä, miten yksittäiset henkilöt toimivat jokapäiväisessä työssään: miten me käytämme yhtiön omaisuutta, miten kohtelemme kollegoita tai yhteistyökumppaneita, miten varmistamme että olemme huomioineet toimintaamme kohdistuvien lainsäädäntöjen velvoitteet (tietosuoja tästä hyvä käytännön esimerkki) ja kuten mainittu, miten puutumme epäkohtiin ja käsittelemme niitä. Listaa voisi jatkaa vielä pitkään.

Kliseisten arvojen ja kirjallisten sääntöjen lisäksi tarvitsemme aitoa esimerkillä johtamista – joka päivä

Compliance-ohjelmien tavoitteena on varmistaa, että on olemassa yhteiset pelisäännöt, jotka raamittavat jokapäiväistä toimintaa: Minkälainen toiminta on meillä sallittua ja minkälainen ei? Usein näitä sääntöjä kirjataan (eettisiin) liiketapaperiaatteisiin. Jokaisella pörssiyrityksellä onkin toinen toistaan upeammin määritellyt arvot ja eettiset periaatteet. Väärinkäytösskandaaleihin päättyneiden yritysten (mm. Wells Fargo, Volkswagen, Enron) tarinoista olemme järjestäen oppineet, että kun esimiehen ja johdon antama viesti näyttää eri suuntaan kun paperille kirjatut arvot ja säännöt, menettävät jälkimmäiset merkityksensä. Kliseisten arvojen ja kirjallisten sääntöjen lisäksi tarvitsemme aitoa esimerkillä johtamista – joka päivä.

Kirjoittamattomat säännöt voivat olla vahvempia kuin kirjoitetut

Kirjallisten ohjeiden olemassa oloa tärkeämpää on siis ymmärtää myös organisaation kirjoittamattomia sääntöjä. Näitä me johtajat ja esimiehet luomme (tiedostaen tai huomaamatta) jokapäiväisellä toiminnallamme – sillä miten kohtelemme muita, miten puhumme, mitä sanomme, mitä teemme – ja ennen kaikkea mitä jätämme sanomatta tai tekemättä.

Jokaisen johtajan tulisi uskaltaa kysyä säännöllisesti itseltään: minkälaisen esimerkin minä annan organisaatiolleni päivittäisellä toiminnallani? Miten minä kohtelen johdettaviani ja miten he johtamiseni kokevat? Mitkä ovat minun kirjoittamiani ja kirjoittamattomia sääntöjä kun johdan organisaatiotani? Minkälaisen viestin annan tiimilleni tekemieni päätösten ja päättämättä jättämisten kautta? Suljenko silmäni tilanteissa, joissa on helpompi olla reagoimatta?

Oikein toimimisen kulttuuri ei synny yhdessä yössä

Compliance-kulttuuri on ideaalitilanteessa sitä, että oikein toimiminen lähtee aidosta halusta toimia oikein, ei pakosta noudattaa muodollisia sääntöjä tai pelosta joutua vaikeuksiin. Oikein toimimisen kulttuurin edistämiseen tarvitaan johdon ja esimiesten aitoa sitoutumista, konkreettisia tekoja ja päätöksiä päivittäisessä organisaation arjessa, todellista esimerkillä johtamista sekä pitkäjänteistä vaikuttavuustyötä – jokaisella organisaation tasolla.

Lopuksi, compliance-käytäntöjen tavoitteena ei ole pelkästään välttää yhtiön ja sen henkilöstön syyllistymistä lainvastaiseen tai yrityksen omien sääntöjen vastaiseen toimintaan. Yksinkertaisuudessaan tavoitteena tulisi olla edistää eettisempää ja vastuullisempaa toimintakulttuuria. Kun yrityksellä on toimiva compliance-ohjelma, on todennäköisempää, että se ei päädy skandaaliin ja epäsuotuisiin otsikkoihin. Tai jos päätyy, sillä on paremmat keinot käytössään käsitellä kriisiä.

JÄTÄ VASTAUS

Kirjoita tähän
Nimi

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.